日実

千年続く 会社をめざそう⑳
■会議を“必要善”にする、ということ■
 
 

会議はもともと必要悪です。なくてもよいのであればない方がよい。
なぜならば会議そのものは全く付加価値を生まない時間だからです。
 
しかし実際は、ちゃんと顔を突き合わせて話し合うことによってしか
得られない価値もあります。

会議そのものでは付加価値は産まなくとも、
付加価値業務の価値をより一層高めることができる可能性を秘めているのです。
 
その価値とは、
・わかっていたつもりだったが、実はわかっていなかったことに気付けた。
・知らなかった情報、気付かなかったアイディア、思いもよらなかった
素晴らしい考え方を手に入れることができた。
・自分自身の課題が鮮明になり、かつ解決策を見出すことができた。
・自分の使命は何で、具体的に何をすればよいのかが明確になった。
・組織として一枚岩の団結力を高めることができた。
などといったものです。
 
「必要なのに、ない方がよい」
 
会議を考える際には、まずこの原理原則を
きちんと認識する必要があると思います。
 
この両立のためには、いくつかの条件があります。
 
まず所要時間を決めること、そしてその時間を絶対に厳守することです。
これが崩れますと、無為な時間を延々と続けることになりかねません。
 
第二に、その場その場で結論を出し続けること。
何でもいいから結論を出す。
「それでは続きは次回に」などということをやっていますと、
結局、いつまで経っても結論が出ず、
何のために集まったのかさえわからなくなってしまいます。
 
この時間を守ることと結論を出すことを徹底的に訓練していきますと、
準備の仕方を変えざるを得なくなります。ここが大事です。

要するに、会議の充実度は、準備の段階でもう既に決まっているからです。
そして準備そのものが良いものになって来ますと、会議の活性度・充実度が高まってくる、
そういうものなのです。
 
第三に、これが一番重要なことなのですが、
会議は教育の場であるという認識を持つことです。

会議を実施した結果、上述のような価値が得られないといけません。
結果として出るのではなく、会議の主催者は、その価値を出すために会議をする、
という認識で運営をしなければなりません。
 
それができたとき、会議は、必要悪から“必要善”に変わるのです。




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